企业要在这样一个竞争和变化的外部环境下、生存，必须随需应变，不断调整、优化企业的各种业务流程，对流程进行重构。
企业生产经营活动是由各种业务流程交织在一起组成的流程因此无处不在。同时，业务流程和企业的生产经营息息相关。
流程固然重要，但许多流程隐含在日常的操作中，因而不被人们所重视，不能有效地进行管理。这些都使得业务流程不能很好地跟踪业务流程的执行。在市场竞争日趋激烈的时代，企业所处的商业环境也在悄然发生变化，客户需求瞬息万变，产品生命周期不断缩短，技术不断创新，企业要在这样一个竞争和变化的外部环境下、生存，必须随需应变，不断调整、优化企业的各种业务流程，对流程进行重构。利用信息技术可以加速企业流程重构，实现有效有序的管理和高度的灵活性。
IT和流程管理密不可分
人们对于IT和企业管理的关系已经不再陌生。在企业信息化大潮下的今天，大多企业，特别是有一定规模的企业都进行了信息化建设，如销售系统、SCM、MRP、财务系统、办公自动化等。然而，这类系统往往局限于解决企业内部的具体事务问题，面向企业内部功能，而不是面向市场和面向客户的系统；其开发模式通常是将业务流程硬编码到应用系统的整体结构中，每次业务流程的修改都可能引起程序结构的大幅变动。其僵硬的体系结构增加系统复杂性，阻碍系统灵活性。对于最终用户来说，业务流程变更的置后严重地影响了市场的响应速度，失去了市场机会；但对于系统集成商和软件开发商来说，业务流程不断变更，使之更陷入系统开发和维护的泥沼中。
业务流程发动机
我们迫切需要一种能够支持业务流程自动化（Business Process Automation，BPA）的软件工具来满足企业流程管理的需要。工作流管理系统正是顺应这一需求孕育而生，它是用于实现工作流建模、执行、监控、分析、度量和优化的基础中间件平台。工作流管理系统作为流程管理、实现工作流的关键基础设施，必须具有以下关键性功能：
· 可视化的流程设计工具，加速过程建模；
· 支持串行、并行、分支、汇合、循环、同步、子流程等流程逻辑结构，满足各类复杂流程建模需要；
· 电子表单设计工具，快速实现活动内容展现；
· 分布式工作流引擎，实现跨部门、跨企业、跨地理范围的多流程协作和流程自动化；
· 强大的应用集成服务，完成工作流与“信息孤岛”状的企业已有应用之间的无缝集成与互操作；
· 图形化的流程监控工具，即时动态监控、跟踪流程执行状态和相关数据；
· 图形化的流程仿真、分析工具，对流程执行语法/语义检查，为优化流程提供依据。
拓展工作流应用空间
企业信息系统的开发平台
当前企业信息管理系统从最初的基于文件系统的应用，发展到现在的基于数据库系统的应用，在企业界得到了普遍的认可，许多企业基于数据库管理系统开发了自己的企业应用系统，许多专业公司也为广大用户开发了一系列成熟的数据库应用系统，如ERP、SCM、CRM、PDM、CPC（企业协作环境)等等。虽然这些数据库应用系统得到了一定的应用，但是对于大型的管理系统如ERP系统却鲜有实施成功的案例。分析这些失败的案例，笔者认为，除了企业计算机应用水平、管理水平的限制之外，这些计算机应用系统设计存在固有的缺陷，也直接导致了这些基于数据库的信息系统应用的失败。信息管理系统是信息收集、存储、处理、流转、发布的过程，数据库管理系统适于信息的收集、存储和检索，而复杂信息管理系统的大量工作都是信息的处理、流转和发布的过程，数据库管理系统对于信息的处理、流转和发布却显得力不从心。
为了解决以上问题，应用系统不是单单基于数据库管理系统，而是基于DBMS、工作流管理系统和通用报表系统组成的集成开发平台上。DBMS负责信息的存储和检索，工作流管理系统负责信息的流转，通用报表系统负责信息发布形式的表示和信息的收集，应用系统负责信息的处理，这种模块化的体系结构使信息的收集、存储、处理、流转、发布相分离，既保证了系统的可靠性，又保证了系统的柔性和扩展性。
当前工作流管理系统在许多企业信息系统已得到了一定的应用，典型应用如：图像处理领域、文档管理系统、产品数据管理系统、群件系统、电子商务领域、ERP系统等。
企业流程自动化的应用平台
工作流管理系统最直接的用途就是和企业业务流程重构（Business Process Reengineering，BPR）技术相结合管理企业的各种流程，实现企业流程的自动化。BPR是对企业过程中的核心流程进行根本的重思考和彻底的重设计，以便在现有衡量企业表现的关键如成本、品质、服务和速度等方面获得戏剧化的改善。许多企业对其流程进行了重组，取得了巨大的效果，例如，IBM信贷公司通过实施流程重组，把为顾客提供融资服务的周期减少了90%（由原来的7天压缩为4个小时）；柯达公司对新产品开发实施流程重组，结果把35毫米焦距一次性照相机从概念设计到生产所需要的开发时间缩短了50%，从原来的38周降低到19周。
工作流管理系统则提供了流程自动执行、流程统计分析、实例实时监控和跟踪等功能的一系列软件工具集，一方面实现了流程在计算机上的自动处理，大大缩短了流程的生命周期，提高了企业的工作和生产效率；另一方面，又可以使用户方便地分析企业业务流程，找出不合理之处，快速给出流程重组的方案。因此，工作流是业务流程重构技术的实现和延伸。
企业应用系统的集成平台
由于企业信息化过程是一个循序渐进的过程，导致企业存在许多老的应用系统。加上企业常常根据自己的需要来选择适合自己的应用系统，企业间应用系统的差别更是巨大，企业内部和企业之间各个应用系统不能进行有效的信息交换，企业内部和企业间存在许多“信息孤岛”。为了消除孤岛，人们提出了许多信息集成框架，如基于XML的信息集成框架、基于STEP标准的工程信息集成框架，纵观这些技术我们认为，它们多局限于静态信息的交换格式的定义，而对于各个应用系统间相互协作共同完成某项任务的情形却考虑较少，这种情况下需要多个应用系统按照结构化或非结构化流程来协同工作，在任务的不同时间激活不同的应用系统，并为应用系统传递相应的参数，而工作流管理系统正满足了这一要求。工作流管理系统可以按照流程的定义，在适当的时间激活相应的应用系统，传递给应用系统相应的参数，获取应用系统的处理结果，把其传递到下一应用，从而实现应用系统的集成。
